Digitale Archivierung: So verwalten Sie Ihre Dokumente effizient und sicher

356
© Rawf8, stock.adobe.com

Die Zeiten raumfüllender Aktenschränke und aufwendiger Ablagesysteme sind passé – moderne Unternehmen setzen auf digitale Archivierung. Aus gutem Grund: Fortgeschrittene IT-Technik ermöglicht Ihnen die langfristige und sichere Aufbewahrung aller relevanten Daten. Auch handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente lassen sich revisionssicher und rechtskonform ablegen. Organisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse neu – digital und zeitgemäß.

Digitale Akten: Effizienz trifft auf Sicherheit

Unzählige Papierdokumente, mühsam sortiert, abgeheftet und abgelegt: Diese Arbeitsweise herrscht auch heute noch in vielen Abteilungen der Unternehmen oder Organisationen vor. Dabei sorgt die elektronische Aktenverarbeitung für weit effizientere Abläufe und besser strukturierte Geschäftsprozesse. Viele Unternehmen profitieren bereits von dieser Technik. Digitale Akten, auch E-Akten oder elektronische Akten genannt, bieten gegenüber der klassischen Organisation eine Vielzahl an Vorteilen:

  • Papier gehört endlich der Vergangenheit an. Das heißt: Mühsames Abheften und schwere Ordner werden durch digitale Akten obsolet, Sie sparen Beschaffungs- und Druckkosten und schonen außerdem die Umwelt.
  • Digitale Dokumente und Akten sind jederzeit abrufbar – und zwar nicht nur im Büro. Wo auch immer Sie sich gerade aufhalten: Sie haben zu jeder Zeit Zugriff darauf.
  • Das Handling Ihrer Dokumente ist einfacher als je zuvor. Digitale Akten sorgen dafür, dass der Aufwand für jeden Mitarbeiter im Unternehmen insgesamt sinkt. Investieren Sie künftig wieder mehr Zeit in Ihr Kerngeschäft.
  • Der Zugang zu ihren Dokumenten ist sicher.
  • Digitale Akten sind datenschutzkonform.
  • Der Verlust von Dokumenten ist praktisch unmöglich. Mehrstufige Sicherungssysteme und regelmäßige Backups sorgen für eine sichere Ablage.
  • Dokumente und digitale Akten werden versioniert und sind somit jederzeit nachvollziehbar.
  • Digitale Akten garantieren langfristige Verfügbarkeit nach einem hohen Standard.

So revolutioniert die elektronische Aktenverarbeitung Ihre betrieblichen Prozesse

Ob elektronische Vertragsakte, moderne Personalbuchhaltung oder digitale Archivierung: Die digitale Akte bildet heute das Fundament moderner Enterprise Content Management Systeme. Herkömmliche Ablagesysteme sind aufwendig und verursachen einen hohen Pflege- und Administrationsaufwand. Das Verteilen von Dokumenten, das Abheften per Hand und die ständige Suche nach der richtigen Akte ist lästig, umständlich und zeitraubend. Digitale Akten ermöglichen es Ihnen hingegen, diese Zeit in Ihr Kerngeschäft zu investieren. Tatsache ist: Die digitale Archivierung trägt maßgeblich zur Steigerung der Produktivität bei.

Digitale Akten bergen ein großes Plus in puncto Komfort und Flexibilität. Denn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Dokumente – so funktioniert Office heute. Dazu zählen ausdrücklich auch sensible Daten wie die elektronische Personalakte oder sensible Geschäftskorrespondenz. Die technische Infrastruktur ermöglicht einen durch Verschlüsselung abgesicherten Zugang, der es Dritten besonders schwer macht, Zugriff auf digitale Dokumente zu erlangen. Dank mehrstufiger Sicherungssysteme und regelmäßigen Backups ist er Verlust Ihrer Daten dabei so gut wie ausgeschlossen.

Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten

Die elektronische Aktenverarbeitung hält effiziente Lösungen bereit, um Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren. Im Prinzip lässt sich jeder Verwaltungsvorgang und alle damit verbundenen Dokumente digitalisieren. Es gibt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für das System – von der elektronischen Personalakte über Kundendaten, Fuhrpark-, Projekt- oder Kreditakten bis hin zur elektronischen Vertragsakte ist alles umsetzbar.

Elektronische Aktenverarbeitung: Setzen Sie auf projektspezifische Lösungen

Die digitale Archivierung ist technisch ausgereift – fortschrittliche Technologie ermöglicht die individuelle Digitalisierung in nahezu jedem Arbeitsbereich. Die Templates der E-Akten lassen sich gemäß der Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen; die elektronische Aktenverarbeitung bietet projektspezifische Lösungen für jeden Bedarf. Nach einer kurzen Implementierungsphase ist die digitale Aktenstruktur für Ihr Unternehmen eingerichtet und startklar.

Die elektronische Personalakte

Die elektronische Personalakte ist die digitale Lösung für Ihre Verwaltung der sensiblen Personaldaten und Personaldokumente. Individuelle Strukturen, präzise definierte Prozesse und die Möglichkeit, mit mehreren Personen gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten, ermöglichen Ihrer Personalverwaltung einen ganz neuen Arbeitsansatz. Digitale Dokumente sind jederzeit einsehbar und lassen sich per Analysetool dauerhaft überwachen – dadurch behalten Sie den Überblick über alle laufenden Entwicklungen. Das System ist überdies gegen Datenverlust abgesichert. Auch das versehentliche Erzeugen von Doubletten wird unterbunden. Die elektronische Aktenverarbeitung erhöht damit nachhaltig die Effizienz Ihres Human Ressource Managements.

Verbindlich und rechtssicher

Hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben können Sie sich voll und ganz auf die digitale Verwaltung verlassen – die Software überwacht Termine, Fristen sowie datenschutzrechtliche Aspekte fortlaufend. Die Richtlinien für die digitale Archivierung können Sie selbst festlegen. Damit sorgen Sie etwa dafür, dass die elektronische Personalakte mitsamt all ihrer wichtigen Bestandteile nicht vor Ablauf der gesetzten Frist gelöscht werden kann. Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen, steht Ihnen die elektronische Personalakte weiterhin zur Verfügung. Um nicht unnötig viel Speicherplatz zu belegen, überprüft das System routinemäßig alle Dokumente und löscht veraltete Inhalte gemäß der Richtlinien. Dadurch ist ihre elektronische Aktenverarbeitung stets auf dem neuesten Stand.

Den Datenschutz im Blick

Wer auf digitale Lösungen setzt, muss den Datenschutz im Blick behalten. Die elektronische Personalakte erfüllt diesbezüglich alle gesetzlichen Anforderungen. Indem Sie Rollen und Zugriffsrechte vergeben und genau festlegen, wer welche Dokumente einsehen kann (und wer nicht). Regeln Sie den Umgang mit sensiblen Daten rechtssicher. Das System ist zudem in der Lage, alle Zugriffe zu protokollieren. Auf diese Weise lässt sich nachvollziehen, wer mit einem Dokument gearbeitet oder Änderungen vorgenommen hat.

Die elektronische Personalakte optimiert Ihren Workflow

Die Digitale Archivierung hilft Ihnen dabei, Ihr Personalwesen effizient zu strukturieren. Durch den Wegfall großer Aktenschränke sparen Sie Kosten und Aufwand. Wer ein Dokument sucht, findet es binnen weniger Sekunden. Dank fester Strukturen und fortschrittlicher IT optimiert die elektronische Personalakte nachhaltig den Workflow in Ihrem Unternehmen.

Die elektronische Vertragsakte: Verwaltung auf einem neuen Niveau

In puncto Effizienz und Rechtssicherheit hebt die elektronische Vertragsakte die Verwaltung Ihrer Dokumente auf ein neues Niveau. Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihre Unternehmens eröffnet die digitale Akte zahlreiche Komfortfunktionen – darunter die Suche über Indizes oder Volltext, standortunabhängigen Zugriff und ein optimiertes Controlling. Die elektronische Aktenverarbeitung hilft Ihnen dabei, Zeit einzusparen und die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe dauerhaft zu steigern.

Zeitgemäß und stets aktuell

Die Prozesse der modernen Arbeitswelt haben sich in den vergangenen Jahren zusehends beschleunigt. Die elektronische Vertragsakte hilft Ihnen dabei, am Ball zu bleiben. So arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets mit der aktuellen Version einer Datei. Die Software ermöglicht Parallelzugriffe: Mehrere Kollegen können zeitgleich an einer Akte arbeiten, Änderungen vornehmen oder die Daten ergänzen. Dabei verhindert die Architektur des Systems Konflikte und trägt dafür Sorge, dass stets die aktuellste Version des Dokuments verwendet wird.

Sicherheit wird groß geschrieben

Dank aktiver Verschlüsselung, Rollenvergabe und permanenter Protokollierung aller Arbeitsvorgänge bietet Ihnen die elektronische Vertragsakte ein hohes Maß an Sicherheit. Durch die in der Software hinterlegten Richtlinien werden zudem alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten. Ihre Dokumente werden nach den aktuellen Datenschutzvorgaben verwaltet und mittels Löschkonzept entfernt.

Die elektronische Vertragsakte hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten

Mit klaren Strukturen und einer übersichtlichen Darstellung unterstützt die elektronische Vertragsakte aktiv den Workflow Ihres Unternehmens. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Papierdokumente erst aufwendig abgelegt und später lange gesucht haben: Die elektronische Vertragsakte hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und alle Prozesse zu optimieren. Die digitale Verwaltung wird damit endlich Realität.

0

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here