Fuhrparkmanagement: Worauf muss man achten?

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Quelle: https://www.fleetio.com/blog/motor-pool-management-benefits-of-properly-scheduling-and-assigning-assets

Für jede Firma, die eine eigene Fahrzeugflotte besitzt, ist das Erstellen eines besonderen Bereichs (Fuhrparkmanagement) für den Fuhrpark sinnvoll.

Das Fuhrparkmanagement beschäftigt sich mit rechtlichen Fragen, wie zum Beispiel dem Dienstwagenüberlassungsvertrag, aber auch mit praktischen Fragen, wie beispielsweise der Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung sowie Fahrerunterweisung. Zudem sind Kosten im Fuhrpark ebenfalls wichtig. Die Kosten beziehen sich auf z.B. Schäden oder Kraftstoffkosten sowie auf Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr.

Ein Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer ein Traum, für den Arbeitgeber oft jedoch ein „Grauen“.

Geeignete Beschaffungsstrategie

Wenn man seinen Fuhrpark kosteneffizient aufstellen möchte, ist es wichtig, beim Erwerb der Flotte die passende Strategie auszusuchen. Wenn man das Leasing von Fahrzeugen wählt, kann man sich zwischen dem Single-Sourcing und dem Multi-Sourcing entscheiden. Beim Single-Sourcing gibt es nur eine Beschaffungsquelle, also nur einen Lieferanten. Die Zielsetzung dabei ist es, eine enge Verbindung zum Lieferanten herzustellen. Die Reduzierung der Kosten sowie die Zeiteinsparung liegen in der prozessorientierten und logistischen Anpassung.

Beim Multi-Sourcing werden mehrere Dienstleister oder Lieferanten gewählt und miteinander verglichen. Dies bietet die Möglichkeit für günstige Preise von Produkten, die man besorgen möchte.

Damit ist jedoch auch ein höherer Aufwand verbunden, weil man viele Verträge betreuen muss und verschiedene Ansprechpartner hat. Zudem ist es schwer, eine Qualität, die gleich bei allen Lieferanten ist, zu erreichen.

Verantwortung für Instandhaltung

Auch die regelmäßige Instandhaltung ist vom Fuhrparkmanagement zu verantworten. Dies bedeutet nicht, dass die Instandhaltungsmaßnahmen selbst umgesetzt werden müssen. Mindestens sollte aber eine Checkliste über regelmäßige Kontrollen geführt werden. Dies ist bei Schwerladern, die teures Ladegut transportieren oder als Baustellenfahrzeug dienen, dringlicher als bei PKWs.

Bei der Instandhaltung von LKWs ist beispielsweise eine regelmäßige Kontrolle der Ladebordwandtechnik erforderlich. Da Fehler in dieser Technik den Arbeitsschutz gefährden können, sollten im Falle der Fälle Ladebordwand Ersatzteile schnellstmöglich bezogen werden.

Dienstwagenüberlassungsvertrag (Car Policy)

Die Car Policy, die Dienstwagenüberlassungsvereinbarung, reguliert die allgemeine Vorgehensweise mit Firmenfahrzeugen, an die sich alle Mitarbeiter halten müssen. Die Zielsetzung dabei ist es, die Anspruchsgruppen für die Übergabe von Firmenfahrzeugen festzustellen und Pflichten der Fuhrparkverantwortlichen sowie der Mitarbeiter zu definieren. Mit einer Car Policy gewinnt man einen Überblick und spart Zeit. Die Car Policy regelt die Prozesse für den Erwerb und die Rückgabe von Fahrzeugen.

Wesentliche Bestandteile der Car Policy sind:

die Vereinbarung über eine private Nutzung von Fahrzeugen,
• die Übernahme von Kosten für Reparaturen,
• Wartungen,
• Versicherungen durch den Arbeitgeber und
• die Haftungsverteilung im Falle eines Unfalls.

Auslandsfahrten, Überlassung an Dritte, Tankkartennutzung, Verhalten im Falle eines Diebstahls oder eines Unfalls, Abholung sowie Rückgabe des Fahrzeugs und Ansprechpartner sollten auch in der Car Policy geregelt werden.

Einsatz von Tankkarten und regelmäßige Kommunikation

Es ist sinnvoll, beim Errichten des Fuhrparkmanagements an die Verwendung von Tankkarten zu denken. Die Tankkarten liefern nützliche Informationen über die Verbrauchswerte des Fahrers sowie des Fahrzeugs. Außerdem bekommt man eine Kostentransparenz sowie Preisklarheit. 

Die Kommunikation mit den Fahrern der Dienstwagen ist besonders wichtig. Die Fahrer sollten über die allgemeinen Rechte und Pflichten informiert werden, bevor sie das Fahrzeug fahren. Themen, wie beispielsweise Änderung des Gesetzes oder neue Bußgelder, müssen im Fuhrpark kommuniziert werden. Die wichtigste Pflicht im Fuhrpark ist zudem die Führerscheinkontrolle.

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